新人的高效法宝：这6个字段分组绝招，招招让领导拍手叫好

利用分组功能可以将数据透视表中的一些数字、日期或文本等数据按照多种组合方式进行分组。这样可以大大增强数据透视表汇总的延续性，从而方便用户快速提取满足分析需求的子集。

当数据透视表中的字段组合是有规律的，可日期、周期或等距步长进行分组，小面职场君将介绍使用自动分组功能将其进行组合。用户可以按照自动分组的操作方法。

按日期级别自动分组

在数据透视表中，用户可按日、月、季度以及年度等多种时间类型进行分组。下面将以“数据透视表1”工作表为例，介绍如何按照“季度”字段对数据项进行自动分组。

步骤一、打开“数据透视表1”工作表，可以看到该报表是按月份显示数据项的。

步骤一

步骤二、单击“销售日期”字段下任意单元格，在“分析”选项卡的“组合”选项组中，单击“分组字段”按钮。

步骤二

步骤三、在“组合”对话框的“步长”列表框中，选择“月”和“季度”选项。

步骤三

步骤四、单击“确定”按钮关闭对话框，完成以“季度”字段进行分组的操作。

步骤四

按周期自动分组

以上介绍的是按默认的年、月、日和季度字段进行分组。如果需要按照一个周期进行分组该怎样操作？下面将以“数据透视表2”工作表为例，介绍如何按照一周7天的时间进行分组。

步骤一、打开“数据透视表2”工作表，可以看到该数据透视表是以“日”进行分类汇总的。单击A4单元格。

步骤一

步骤二、然后单击“分组字段”按钮，打开“组合”对话框。将“起始于”设为2017/6/1；将“终止于”设为2017/7/1。在“步长”列表框中取消“月”选项，同选择“日”选项，将“天数”设为7。

步骤二

步骤三、单击“确定”按钮，即可将这些数据项按一周7天进行分类汇总。

步骤三

按等距步长自动分组

下面将以“数据透视表3”工作表为例，介绍对等距步长数据项进行分组的操作。

步骤一、打开“数据透视表3”工作表，可以看到该数据透视表是按照0.5个工龄递增展示的。

步骤一

步骤二、选择“工龄”字段下任意单元格，单击“分组字段”按钮，打开“组合”对话框。保持“起始于”和“终止于”参数的默认设置，然后将“步长”设为1.5 。

步骤二

步骤三、单击“确定”按钮，即可完成工龄字段的分组操作。

步骤三

手动分组操作相对于自动分组来说，其灵活性大大增强。使用手动分组操作可以按照需求，非常方便地对数据透视表中的字段进行分组。

对文本数据项进行手动分组

如果要对数据透视表中的一些文本字段进行分组，可以使用手动分组进行操作。下面将以“数据透视表4”工作表为例，介绍如何对选定的数据进行手动分组操作。

步骤一、打开“数据透视表4”工作表，可以看到该数据透视表是按照商品型号显示的。

步骤一

步骤二、选中A4:A9单元格区域，在“分析”选项卡的“组合”选项组中单击“分组选择”按钮。

步骤二

步骤三、此时，在数据透视表右侧会显示“数据组1”字段。

步骤三

步骤四、单击“数据组1”字段单元格，在“编辑栏”文本框中输入分类名称，这里输入“美的电器”。

步骤四

步骤五、选中B10:B13单元格区域，单击“分组选择”按钮，创建“数据组2”字段。

步骤五

步骤六、将“数据组2”字段重命名为“苏泊尔电器”。

步骤六

步骤七、在“设计”选项卡下单击“分类汇总”下拉按钮，选择“在组的底部显示分类汇总行”选项，为数据透视表添加分类汇总字段。然后将对“商品品名”和“商品品名2”字段标签重命名，适当调整数据透视表列宽。此时当前数据透视表的数据项就按照商品名称进行分类汇总显示了。

步骤七

对不等距步长数据进行手动分组

在数据透视表中，用户可根据需要使用手动分组的方法，对不等距步长的数据进行分组。下面将以“数据透视表5”工作表为例，来介绍如何按照A、B、C三个字段，对绩效总分进行分组操作。

步骤一、打开“数据透视表5”工作表，可以看到当前数据透视表是按照“绩效总分”字段进行分类汇总的。

步骤一

步骤二、单击“绩效总分”右侧下拉按钮，在快捷菜单中选择“降序”命令将该字段中的数据项进行降序排序。

步骤二

步骤三、选中A4:A7单元格区域，单击“分组选择”按钮，创建“数据组1”字段。

步骤三

步骤四、将“数据组1”字段重命名为A。

步骤四

步骤五、选中B8:B10单元格区域，单击“分组选择”按钮，创建“数据组2”字段。

步骤五

步骤六、将“数据组2”重命名为“B”。按照同样的操作，对B11:B12单元格区域进行分组，并将其命名为C。

步骤六

步骤七、在“数据透视表字段”窗格中，取消勾选“绩效总分”复选框，将其字段进行隐藏。

步骤七

步骤八、单击A3单元格，将“绩效总分”字段重命名为“绩效等级”。然后选择“在组的底部显示分类汇总行”选项，为数据透视表添加分类汇总。此时数据透视表将按照“绩效等级”进行汇总。

步骤八

按关键字手动分组

在数据透视表中，用户可使用筛选关键字功能对一些复杂的字段进行分组，以便快速查找相关数据。下面将以“数据透视表6”工作表为例，来介绍如何只显示与“香皂”相关字段的所有数据项。

步骤一、打开“数据透视表6”工作表，可以看到“商品名称”字段内容比较多，查看起来很不方便。

步骤一

步骤二、单击“商品名称”字段右侧下拉按钮，在下拉列表中选择“标签筛选”选项，并在其子列表中选择“结尾是”选项。

步骤二

步骤三、打开“标签筛选（商品名称）”对话框，在“显示的项目的标签”选项区域，将“结尾是”设为“洁面乳” 。

步骤三

步骤四、单击“确定”按钮。此时“商品名称”字段中结尾是 “ 洁面乳 ” 的字段已被筛选出来。

步骤四

步骤五、选中筛选后的字段，单击“分组选择”按钮，创建“数据组1”字段 。

步骤五

步骤六、将“数据组1”字段重命名为“洁面乳”，完成分组操作。

步骤六

步骤七、单击“商品名称”字段右侧筛选按钮，在下拉列表中选择“从‘商品名称’中清除筛选”选项 。

步骤七

步骤八、再次单击“商品名称”字段右侧下拉按钮，在下拉列表的“搜索”文本框中输入“啫喱水”关键字。

步骤八

步骤九、单击“确定”按钮，即可筛选出与“啫喱水”相关的字段项。

步骤九

步骤十、选中筛选出的字段，单击“分组选择”按钮，创建“数据组2”字段 。

步骤十

步骤十一、将“数据组2”字段重命名为“啫喱水”，完成分组操作。

步骤十一

步骤十二、按照以上同样的操作方法，完成当前数据透视表其他分组。将数据透视表以表格的形式显示，并取消分类汇总的显示 。

步骤十二

步骤十三、将“商品名称2”字段名称更改为“商品种类”，并在该字段下折叠除“香皂”字段项的所有字段 。

步骤十三

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