『国际档案宣传周』┃读懂新时代档案知识！

国际档案日

2026年6月8-14日为档案集中宣传周，今年的主题为“档案与时代同行”。在科技飞速发展的今天，档案工作正经历深刻变革——数字技术正在重构档案的存在形态与利用方式。电子文件、电子档案、档案数字化副本，这三者常被混淆。让我们厘清三者关系，读懂新时代档案知识。

01

什么是电子文件？

电子文件，是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在履行职责过程中通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种信息记录。（《电子文件管理暂行办法》（国家档案局令第27号））

02

什么是电子档案？

电子档案，是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。（《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号））

根据《电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016），电子档案应当具备以下基本特征：

形成环境：在数字设备环境中生成，能够准确反映业务活动过程；

文件格式：采用符合长期保存要求的文件格式；

元数据：具备完整的元数据描述信息，确保可追溯、可验证；

管理要求：实行全过程管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

? 《档案法》第36条：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”

所有电子档案都源自电子文件，但并非所有电子文件都能成为电子档案。电子文件只有在经过价值鉴定、符合归档要求并完成正式归档流程后，才能“升级”为具有法定效力的电子档案。电子档案从形成之初就是数字形态，它是数字时代档案管理的核心形态。

电子档案与传统纸质档案相比，具有存储密度高、检索速度快、复制无损耗、便于远程利用等显著优势，是数字时代档案管理发展的必然趋势。

03

什么是数字化副本？

数字化副本，是将纸质、照片、声像等传统载体档案，经扫描、拍摄、采集等数字化加工，转换为可被计算机识别的数字图像、文本或音视频数据（含元数据），存储于磁盘、光盘等载体。

纸质档案完成数字化加工后，纸质原件仍需妥善留存保管。数字化副本仅作为日常查阅、利用的便捷途径，不能直接替代原件——这是法律的明确要求。

根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）和《电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016），档案数字化副本必须满足“四性”要求：真实性、可靠性、完整性和可用性。

? 《档案法》第38条：“已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。”

04

为什么要进行档案数字化？

档案数字化是数字时代档案事业发展的必然要求。它能够有效解决传统档案管理中“易损坏、查找难、利用受限”三大核心痛点，实现档案的长期安全保存、高效精准检索与远程便捷利用，同时大幅降低实体档案管理成本，筑牢档案安全防线。

05

电子档案 VS 数字化副本

06

档案归档：单套制与双套制

根据 《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92-2022）和《电子档案单套制管理通用规范》，我院目前不符合单套制实施要求，缺少相关配套制度、电子签章及数据备份机制等，因此，当前实行档案双套制管理。

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纸质档案归档：为何仍是“必要的保险”？

在全面推进档案数字转型的今天，纸质档案归档依然不可或缺——这不是法律条文的强制要求，而是现实条件的理性选择。纸质档案，仍是档案管理中一道“必要的保险”。

纸质归档不可替代的现实原因如下：

1.特定领域不可替代。人事档案中，数字档案由纸质“转化”而来，纸质是“源”；会计档案中，“永久”保管期限的必须保留纸质原件。这些领域，纸质载体承载着不可替代的法律效力与管理传统。

2.诉讼证据原件优先。《民事诉讼法》证据规定第11条明确要求“应当提供原件”，无原件的复印件不能单独作为定案依据。在司法实践中，纸质原件的证明力不可撼动。

3.电子档案存在技术风险。格式淘汰、黑客攻击、系统故障、存储介质老化——数字世界的脆弱性不容忽视。纸质档案是应对技术不确定性的最终安全兜底。

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结语

档案既要在数字转型中拥抱新技术、新形态，也要在变革中守住真实、完整、安全的底线。电子文件是数字时代档案的“源头活水”，电子档案是经过规范化管理的“正果”，数字化副本则是联结实体与数字的“渡桥”。三者各司其职、互为补充，共同构建起新时代档案管理的完整体系。

END

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原标题：《『国际档案宣传周』┃读懂新时代档案知识！》

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