职场信息沟通的3层遗漏，你知道怎么破吗？

2020-12-11 15:25

北京

你好，这里是韩焱精选。今天，我要为你推荐的书，叫作《说话就是影响力》。

稿件提供 | 韩焱精选

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在职场上，你可能经常会遇到这样的情况：

营销部门召开的“销售业绩冲刺会”结果变成了“集体诉苦会”，“项目推进会”变成了“问题追责会”，“高管面对面沟通会”变成了“高管训导会”，等等。

这些沟通不但没有达到预期目的，反而制造出了许多新的麻烦和问题，这样的沟通就是“无效沟通”。

《说话就是影响力》这本书的作者，领导力大师沃伦·本尼斯就认为，无效沟通是普遍存在的，只有掌握正确的沟通法则，才能避免。

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管理学上有一个著名的沟通漏斗理论。

这个理论是说，如果你心里想表达的东西是100%，那么用语言说出来的时候，就已经损失了20%。

接下来，当信息进入对方的耳朵之后，由于文化背景、知识储备等方面的差异，对方能够听懂和理解的又会减损20%。

最后，由于立场的不同，或者对事实的理解不同，对方终于认可和接受的信息还会再减损20%，这样一来，剩下的就只有40%了。

所以，人们才会感受到有那么多词不达意、鸡同鸭讲的无效沟通。

那么，要怎么做才能避免呢？

简单来说，就是要解决沟通漏斗中的三层信息遗漏问题。

第一层遗漏是，“信息说不清”。

你可以采用“结论—理由—结论”这样的表述方式，来组织你的语言。

首先把你要说的话，总结成一两句结论，简明扼要地说出来；接下来阐明理由；最后再强调一次结论。

比如说，公司近期准备重新进行装修布置，你觉得在企业愿景墙旁边增加一面“优秀员工展示墙”是个不错的主意，你就可以这样对领导建议：

“我建议公司在原有的‘企业愿景墙’旁边增加一面‘优秀员工展示墙’。”这就是单刀直入，先说清楚结论。

然后你可以接着解释原因：“原来的愿景墙旁边一直是空白的，设置一面‘优秀员工墙’，不但可以增加优秀员工的荣誉感，还可以激励其他同事，进一步提升我们的归属感和集体凝聚力。”

最后，你要再次强调结论：“设置‘优秀员工墙’造价不高，效果会很好，建议您考虑一下。“

通过“结论—理由—结论”这样的表述方式，可以让你的信息表述更完整，重点更突出。

第二层遗漏是，“信息听不懂”。

你没有办法控制交流另一方的知识水平和理解能力，但是，你可以选择“在正确的场合说正确的话”。

“正确的场合”指的是合适的谈话场所和谈话时机。欢迎转发金句卡到朋友圈

比如，同事之间谈工作最好在办公室，谈私事最好在咖啡馆。不同的问题需要在不同的场所讨论。

对于谈话时机的选择，需要你“察言观色”，观察对方的情绪，在对方心情好的时候去和他进行沟通，比在他情绪低落的时候更加有效。

这是因为，人在情绪低落的时候，心智带宽会不足，思维处于停滞和封闭状态，不太愿意接受新事物或者新观点，也不愿意做消耗心智带宽的复杂决策。

可是，当人的情绪高涨的时候，思维往往会非常活跃，心智带宽增加，更乐于作出决策，答应别人的请求，接受别人的建议。

“正确的话”指的是使用对方可以听懂的话，少用生僻的术语和专业词汇，同时还要避免表述不完整或者产生歧义。

比如你说“三个部门经理都参加了这个会议”，这句话就很容易产生歧义。参加会议的到底是三个不同部门的经理，还是同一个部门的三个经理？他们到底都是谁呢？

所以，你一定要仔细思考，怎么在正确的地点说正确的话，这样才能达到事半功倍的效果。

第三层遗漏是，“信息有争议”。

人们在接收信息的时候，往往会因为各自的利益和立场不同，选择性地接受有利于自己的信息，忽略不利于自己的信息，形成认知上的“无意盲视”。

这个时候，你就需要强调双方的共同立场和利益，帮助对方跳出“盲视区”，把忽略掉的信息充分地暴露出来，避免因为信息遗漏产生争议。

比如，当你和某个同事因为使用哪一个项目方案争执不下的时候，你可以这样说：“我知道你对方案有不同意见，但大家都想让项目更好地完成。那是不是就让我们把两个方案的利弊都一一列出来，然后一起进行分析，看哪一个方案更有利于我们达成共同目标。”

这样做，不但可以让信息的沟通更充分，也可以让对方意识到，和自己有分歧的人，并不是自己的对手，而是自己的队友，大家有共同的目标和利益。有了这种共同认知，对抗情绪就会减弱，沟通也可以重新回归到理性中来。

通用电气的CEO 杰克·韦尔奇曾经说过：“管理就是沟通、沟通、再沟通”。改良沟通漏斗，打破无效沟通，不但可以让管理变得更高效，还可以提升整个团队的执行力。